Privacybeleid

Dit privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens Ramenbeheer (een dienst van Studio Melis, hierna “wij” of “ons”) verzamelt wanneer u onze Dienst gebruikt, waarom we dat doen, en welke rechten u heeft. Dit beleid moet samen gelezen worden met onze algemene voorwaarden.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Voor de gegevens die u als Gebruiker (installateur/schrijnwerkbedrijf) aan ons verstrekt om uw account te beheren (bedrijfsgegevens, contactgegevens, facturatiegegevens), is Studio Melis de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG/GDPR. Voor gegevens van uw eigen klanten die u zelf in offertes invoert (bijvoorbeeld een naam en adres op een offerte), bent u zelf de verwerkingsverantwoordelijke; wij treden daarbij louter op als verwerker en verwerken die gegevens enkel in uw opdracht, om de Dienst te kunnen leveren.

2. Welke gegevens verzamelen we?

• Accountgegevens: bedrijfsnaam, naam contactpersoon, e-mailadres, telefoonnummer, adres, BTW-nummer, sector, aantal werknemers.
• Gebruiksgegevens: de offertes, prijslijsten, profiel-/glas-/beslaggegevens en klantgegevens die u zelf in de Dienst invoert.
• Facturatiegegevens: verwerkt via onze betaalverwerker (Stripe) bij een betalend abonnement.
• Communicatie: berichten die u ons stuurt via het contactformulier, supportformulier of de AI-assistent in het dashboard.
• Technische gegevens: basis bezoekersstatistieken van onze website (via Vercel Analytics), zonder gebruik van tracking-cookies voor advertentiedoeleinden.

3. Waarom verwerken we deze gegevens?

• om de Dienst te leveren en uw account te beheren (uitvoering van de overeenkomst);
• om te factureren en aan onze wettelijke boekhoudverplichtingen te voldoen (wettelijke verplichting);
• om supportvragen te beantwoorden en de Dienst te verbeteren (gerechtvaardigd belang);
• om, enkel indien u dit zelf aangeeft, relevante updates over de Dienst te sturen.

4. Met wie delen we gegevens?

We verkopen uw gegevens nooit aan derden. Om de Dienst te kunnen leveren, maken we gebruik van onderstaande verwerkers, die uitsluitend toegang krijgen tot wat nodig is voor hun specifieke taak:

• Supabase — database- en inlogbeheer (hosting binnen de EU);
• Vercel — hosting van het platform en de website;
• Resend — verzending van transactionele e-mails (bevestigingen, support, contactformulier);
• Stripe — verwerking van betalingen voor betalende abonnementen;
• Anthropic — verwerkt de vragen die u stelt aan de AI-assistent in het dashboard, om een antwoord te genereren.

Sommige van deze verwerkers kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. In dat geval zorgen wij ervoor dat passende waarborgen van toepassing zijn, zoals EU-standaardcontractbepalingen.

5. Hoe lang bewaren we uw gegevens?

We bewaren uw accountgegevens zolang uw account actief is. Na beëindiging van uw account bewaren we uw gegevens nog gedurende een beperkte periode zodat u deze kunt opvragen of exporteren, en nadien conform de wettelijke bewaartermijnen voor facturatiegegevens (in principe 7 jaar na het betrokken boekjaar). Overige gegevens worden daarna verwijderd of geanonimiseerd.

6. Hoe beveiligen we uw gegevens?

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of onbevoegde toegang, waaronder versleutelde verbindingen, toegangsbeperking op basis van authenticatie, en het gebruik van gereputeerde, EU-gebaseerde hostingpartners.

7. Uw rechten

U heeft het recht op inzage, verbetering, verwijdering en overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens, en het recht om bezwaar te maken tegen of de verwerking ervan te beperken. U kunt deze rechten uitoefenen via de contactpagina. U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

8. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies die noodzakelijk zijn om u te kunnen inloggen en het dashboard te laten werken, en een cookieloze bezoekersanalyse (Vercel Analytics) om algemene, niet-herleidbare statistieken te verzamelen. We gebruiken geen advertentiecookies of trackers van derden.

9. Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid aanpassen. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij u via e-mail of bij uw volgende aanmelding.